Anche la comunicazione richiede controllo

Nelle ultime settimane le cronache dagli Stati Uniti riportano un fenomeno piuttosto curioso: si moltiplicano i casi di blocchi alle frontiere nei confronti di cittadini stranieri a cui viene negato l’ingresso a causa di messaggi o contenuti ricevuti sui loro smartphone e computer.

In pratica, decine di persone vengono respinte semplicemente per non aver gestito in maniera appropriata un flusso di informazioni che non hanno generato, ma che hanno in qualche modo “subito”. Una situazione paradossale, che dovrebbe però far suonare un campanello di allarme anche a chi gestisce i sistemi di comunicazione in azienda.

La proliferazione di strumenti di comunicazione (email, app, social network tradizionali e su intranet) ha creato un complicato ecosistema in cui diventa sempre più difficile tenere traccia dell’origine dei contenuti e delle modalità con cui circolano, con il rischio di perderne letteralmente il controllo.

Anche perché il livello di consapevolezza riguardo i possibili danni provocati da una comunicazione “inopportuna” che possa essere collegata all’azienda è ancora scarso. Potremmo dire scarsissimo. Negli ultimi tempi, per esempio, non è raro leggere vere e proprie “sparate” su temi politici pubblicate su LinkedIn da parte di dipendenti di aziende che sarebbero ben felici di non dover rendere conto delle esternazioni dei loro impiegati.

Insomma, se fino a qualche tempo fa le preoccupazioni per le conseguenze di un eventuale cortocircuito a livello di comunicazione si limitavano al caso del candidato che si vede negare il lavoro per aver pubblicato contenuti “sconvenienti” su Facebook, oggi il tema si allarga al rischio che sia l’azienda a subire un danno di reputazione anche grave. E considerato l’intreccio che esiste tra social e strumenti di comunicazione, in cui un inoltro o un tag è sufficiente per collegare qualsiasi tweet, post o messaggio a chiunque, non si tratta di un’ipotesi così remota.

Come proteggersi? L’unico metodo è quello di adottare policy che potremmo definire di “buon senso” a livello di comunicazione. Ma questo è possibile soltanto se l’ecosistema dei nostri sistemi di comunicazione ha una “ossatura” razionale e controllabile. Insomma: qualcosa che deve essere progettato a tavolino e che non si può pianificare navigando a vista, come accade troppo spesso.